Tipps zu Designaufträgen
Ein Leser dieses Weblogs fragte heute in einer E-Mail, wie ich das denn mit meinen Aufträgen rein organisatorisch so handhabe. Da ich denke, dass das auch andere Designer, vor allem Berufsanfänger, interessieren könnte, gebe ich hier anhand eines normalen Auftragsablaufs einige Tipps, damit Sie – nicht zuletzt auch rechtlich – einigermaßen auf der sicheren Seite sind.
(Ich bin kein Anwalt, dies ist keine Rechtsberatung, und ich übernehme selbstverständlich auch keine Gewähr für die Richtigkeit dieser Tipps. Es handelt sich hierbei nur um persönliche Empfehlungen, die sich im Laufe meiner eigenen Selbständigkeit als nützlich erwiesen haben.)
Briefing
Je ausführlicher der Kunde formuliert was er will – am besten schriftlich –, umso weniger Missverständnisse gibt es hinterher. Natürlich gehört bereits beim Briefing eine vernünftige Beratung des Designers dazu, schließlich ist er der Fachmann, nicht der Kunde.
Angebot
Gegebenenfalls werden Druckereien und/oder andere Fremdleister, die für die Abwicklung benötigt werden, angefragt.
Man erstellt ein Angebot, das den Arbeitsumfang und den Aufwand exakt beschreibt, Summen werden netto aufgeführt, die Mehrwertsteuer wird extra ausgewiesen.
Erstreckt sich der Auftrag über einen längeren Zeitraum, kann man im Angebot Abschlagszahlungen bzw. Teilzahlungen festlegen (z.B. 30% bei Auftragserteilung, 60% bei Abnahme, 10% bei Lieferung).
Im Angebot wird deutlich vermerkt, dass Fremdleistungen namens und im Auftrag des Kunden vergeben werden, die Rechnungen dafür erhält der Kunde direkt vom Fremdleister. Sollte sich nämlich hinterher herausstellen, dass der Kunde zahlungsunfähig ist, bleibt man nicht auch noch auf den Fremdleistungskosten sitzen.
Allerdings sollte man gegebenenfalls nicht vergessen, im Angebot z. B. den Posten Druckbetreuung aufzuführen, wenn der Kunde eine Andrucküberwachung wünscht.
Im Angebot wird weiterhin vermerkt, dass Autorenkorrekturen und Zusatzleistungen, die im Angebot nicht enthalten sind, nach Aufwand zusätzlich berechnet werden.
Handelt es sich um einen Neukunden, und übersteigt das Auftragsvolumen einen Monatsumsatz, ist es möglicherweise sinnvoll, bereits im Vorfeld die Bonität des Kunden mit Hilfe einer Wirtschaftsauskunft zu prüfen.
Das Angebot geht schließlich inklusive der eigenen Allgemeinen Geschäftsbedingungen an den Kunden. Es ist wichtig, dass der Kunde sie zu diesem Zeitpunkt schon erhält, schickt man sie nämlich erst bei Rechnungsstellung mit, muss er sich nicht daran halten.
Auftrag
Wenn ihm das Angebot zusagt, erteilt der Kunde einen Auftrag. Weil er das zumeist telefonisch tut, faxt, mailt oder schickt man ihm eine Auftragsbestätigung, um eventuellem späteren Ärger (Kunde behauptet, er hätte nie einen Auftrag erteilt) vorzubeugen.
Die ersten Layouts bespricht man frühzeitig mit dem Kunden, um nicht erst nach drei durchgearbeiteten Nächten feststellen zu müssen, dass er sich das alles ganz anders vorgestellt hat.
Rechnung
Auf der Rechnung vermerkt man einen festen Zahlungstermin (nicht: zahlbar in zwei Wochen, sondern z. B.: zahlbar bis zum 31.04.2005).
Hat der Kunde nach 30 Tagen noch immer nicht gezahlt, befindet er sich automatisch im Verzug, und zwar ohne dass man eine Mahnung schicken muss.
Hört man – und ich habe das schon einige Male gehört! – nach sechs Wochen beim dritten freundlichen Erinnerungsanruf den Satz „Ich habe gestern überwiesen, das Geld müsste spätestens morgen auf Ihrem Konto sein“, und das Geld ist eine Woche später immer noch nicht da, lohnt es sich nach meiner Erfahrung nicht, länger freundlich zu bleiben.
Man setzt dem Kunden schriftlich eine letzte Zahlungsfrist und macht deutlich, dass man nach Ablauf dieser letzten Frist gerichtliche Hilfe in Anspruch nehmen wird.
In 99% der Fälle wird der Kunde bezahlen, bei dem restlichen Prozent muss man sich leider an einen Rechtsanwalt wenden.
Weitere Tipps sind in den Kommentaren gern willkommen.
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Kommentare:
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Sehr hilfreich finde ich auch die Beispiele von Designerdock für KOSTENVORANSCHLÄGE (http://www.designerdock.de/dd/s-voranschlag.htm) und RECHNUNGEN (http://www.designerdock.de/dd/s-rechnung.htm), an die wir uns größtenteils halten.
Ich bin der Auslöser dieses Eintrags und ich sehe meine Frage als perfekt beantwortet an. Dass ich einen eigenen Eintrag im Weblog ausgelöst habe, macht mich natürlich zusätzlich stolz :-)
Vielen Dank und liebe Grüße aus Wien.
Sehr interessant.
Sehr interessant; ich kann mich freuen, dass ich bis jetzt nichts grob falsch gemacht, aber noch Einiges zu korrigieren habe. Die Hinweise zur Handhabung von Fremdleistungen waren für mich besonders wertvoll.
Nur noch eine Ergänzung zur Rechnung: Ist kein Zahlungsvermerk vorhanden, ist die Begleichung sofort fällig.
@serotonic: stimmt, aber besser ist es trotzdem, genau das („sofort“) auch hinzuschreiben – im eigenen interesse! :)
Wow, ich bin beeindruckt. Ich muss zugeben, dass ich bisher anscheinend viel zu lasch damit umgegangen bin. Vielen Dank dass du deine Erfahrungen in diesem Sektor mit uns teilst, das findet man wirklich selten. Ich habe wirklich sehr gute Tips mitnehmen können.
Die Hinweise zur Rechnung sind nicht ganz richtig. Der Zahlungstermin auf der Rechnung nützt überhaupt nichts, wenn er nicht vertraglich vereinbart wurde. Insofern macht es Sinn bei den Vertragsverhandlungen gleich den Zahlungstermin schriftlich festzuhalten. In diesem Fall kommt der Schuldner ohne weitere Mahnung in Verzug.
Auch die 30-Tage-Regel greift heute nicht mehr in jedem Fall. Ein Schuldner der Verbraucher ist, muss auf diesen Umstand hingewiesen werden.
„Ist kein Zahlungsvermerk vorhanden, ist die Begleichung sofort fällig.“- fällig ist der Bertrag eh, hier geht es vielmehr um den Verzug.
Auch sollte man nicht vergessen, dass der Zugang (insbesondere der Mahnung) bewiesen werden muss. Sonst bleibt man schnell auf den Kosten des Anwalts sitzen, da man das Bestehen des Verzugs nicht beweisen kann. Ein Einwurfeinschreiben genügt völlig.
Mit der Beauftragung (egal, ob schriftlich oder mündlich) eines Designers tritt automatisch ein Werkvertrag in Kraft, genauso, wie mit dem Bäcker ein Kaufvertrag in Kraft tritt, wenn ich Brötchen hole. Und deshalb muss ein Zahlungsziel nicht zusätzlich vertraglich vereinbart werden. Aus diesem Werkvertrag heraus tritt Verzug (bei Geschäftskunden) nämlich automatisch und ohne Mahnung spätestens nach 30 Tagen ein:
Spätestens 30 Tage „nach Fälligkeit und Zugang einer Rechnung oder gleichwertigen Zahlungsaufstellung“ (§ 286 Abs. 3 BGB) tritt automatisch Verzug und damit Zinszahlungspflicht ein, wenn nicht der Gläubiger einer Entgeltforderung (z.B. Lieferant) bereits zuvor den Schuldner (Kunden) mit einer Mahnung in Verzug gesetzt hat. Diese Regelung gilt nur für Entgeltforderungen aus Verträgen (Kaufpreis, Werklohn etc., das Entgelt muss aber nicht notwendig in Geld bestehen, z.B. Tausch). (Quelle)
Wenn der Schuldner behauptet, er habe die Rechnung nicht erhalten, ist nicht mehr der Zeitpunkt des Rechnungszugangs für die 30-Tage-Frist maßgeblich, sondern der Zeitpunkt der Lieferung der Gegenleistung, so dass der Unternehmer u. U. sogar noch früher in Verzug gerät.
Ein genauer Zahlungstermin auf der Rechnung hilft insofern, als dass sich der Schuldner nicht damit herausreden kann, er habe die Rechnung erst vor wenigen Tagen erhalten, er hätte deshalb also noch Zeit mit der Begleichung. Darüber hinaus kommt der Schuldner damit bereits zum aufgeführten Zahlungstermin in Verzug:
Wurde jedoch ein genauer Zahlungstermin (z.B. 15.9.2004) vereinbart (juristisch „Leistungszeitpunkt“), kommt der Schuldner eines Rechnungsbetrages ohne weitere Mahnung am 16.9.2004 in Verzug (§ 286 Abs. 2 Nr. 1 BGB). Bei Rechtsgeschäften unter Kaufleuten/Unternehmern muss die Einräumung eines bestimmten Zahlungsziels nicht auf jeder Rechnung vermerkt werden; ein Hinweis auf die Allgemeinen Geschäftsbedingungen, in denen die Vereinbarung enthalten ist, würde genügen. (Quelle)
Der Hinweis auf Verbraucher stimmt natürlich, allerdings sind dies ja Praxistipps für Designer, die i. d. R. für Geschäftskunden arbeiten. Ich selbst habe noch nie für einen Endverbraucher gearbeitet – die machen ihre Websites, Visitenkarten, Broschüren meistens selbst.
Ein Hinweis noch: Es geht mir nicht darum, dass man seinen Kunden nach 31 Tagen bereits Zinsen berechnen soll – mit Freundlichkeit kommt man immer sehr viel weiter, abgesehen davon, dass man seine Kunden auch schnell los wäre. Allerdings lohnt sich Freundlichkeit – wie ich schon schrieb – ab einem gewissen Zeitpunkt nicht mehr, da ist es dann ganz gut, wenn man um seine Rechte weiß.
zu ihren stark gekürzten agb’s würde ich noch die salvatorische klausel hinzufügen, gerade weil man als nichtjurist sich die ein oder andere fussangel schnell mal selber legen kann.
hier noch einmal was wikipedia dazu sagt: link
die begründung zu ihrer gekürzten version ist aber mal als fragwürdig: abgesehen davon, dass sie ohnehin niemand liest
ansonsten waren sehr interessante sachen dabei!
weiter so und mehr davon! :)
Was ist denn, wenn der Kunde behauptet, der Auftrag wäre noch nicht erfüllt? Gerade bei einer Website kann man ja immer noch was einbauen, die ist ja genaugenommen nie fertig. Wie sichert man sich denn da ab?
Den Umfang eines Auftrags sollte man schon im Angebot immer so genau wie möglich beschreiben. Bei einer Website würde ich z. B. mit dazu schreiben, dass Wartung und Pflege der Website, nachdem sie online gegangen ist, nach Aufwand zusätzlich berechnet werden.
Ansonsten ist Gestaltung immer ein Prozess – wenn sich allerdings herausstellt, dass der Kunde auch mit dem dritten oder vierten Entwurf nicht zufrieden zu stellen ist, sollte man die Notbremse ziehen und die Zusammenarbeit beenden. In solchen Fällen (die sehr selten sind – ich persönlich habe es noch nicht erlebt) schreibt man dann eine Rechnung über ein Abschlagshonorar. Darin sollte unbedingt der Satz stehen: „Eine Nutzung der Entwürfe wird nicht eingeräumt“.
Andernfalls könnte ein Kunde auf die Idee kommen, er könne die Entwürfe von seiner Sekretärin umsetzen lassen, die macht das nämlich viel billiger …
bq.“Wenn ihm das Angebot zusagt, erteilt der Kunde einen Auftrag. Weil er das zumeist telefonisch tut, faxt, mailt oder schickt man ihm eine Auftragsbestätigung, um eventuellem späteren Ärger (Kunde behauptet, er hätte nie einen Auftrag erteilt) vorzubeugen.“
Ich habe damit bereits vor Gericht schlechte Erfahrungen gemacht, Der Beklagte (Geschäftskunde) behauptete, keinen Auftrag erteilt zu haben, obwohl ich eine Auftragsbestätigung geschickt hatte. Laut Gericht war ich beweispflichtig, und dazu hätte ich die Unterschrift des Kunden auf einer Bestellung haben müssen. Hatte ich aber nicht – Pech. Deshalb: Immer eine schriftliche Bestellung anfordern oder wenigstens auf die eigene Auftragsbestätigung vom Kunden einen Vermerk „Bestellung wie angeboten“ nebst Unterschrift und Stempel setzen lassen.
@marcc: Ich sicher mich da in mehrerlei Hinsicht ab: Zum einen steht im Angebot dass der Kunde die Inhalte in einer gewissen Anzahl von Paketen zu liefern hat. (z. B. 1 oder 3) Alles was darüberhinausgeht ist nicht Teil des Angebots.
Weiters wird im Angebot von einer Anzahl von „Standardseiten“ ausgegangen. Übersteigt die schlussendliche Seitenanzahl diese, kann lt. Angebot mehr verrechnet werden.
Zu guter letzt wird ausdrücklich vermerkt dass z. B. Korrketuren von Korrekturen zusätzlich verrechnet werden, was auch wieder hilft zwischen Ersteinpflegung und Wartung zu trennen.
LG, Paul
Ist ja scheinbar schon etwas älter, aber ich hätte mich gefreut, es schon früher gelesen zu haben
Wirklich informativ!
Hallo Michael, ich hatte eine Agentur, die es offenbar echt drauf angelegt hat, mich leer ausgehen zu lassen.
Nachdem sie dann behauptet hatte, dass ihr Kunde selbst noch nicht gezahlt hat, fragte ich dort mal nach. Die waren sehr überrascht und mir war klar, dass ich etwas tun sollte.
Die kurze Anfrage beim Anwalt ergab, dass er immerhin ein Zehntel der Rechnungssumme schon mal als Honorar haben wollte – mit der Aussicht auf Folgekosten. Na prima.
Ich glaube ja schon lange nicht mehr, dass Mailings etwas bringen – aber genau an diesen Tagen erreichte mich ein Mailing einer Inkasso-Firma. Die Informationen waren okay, weil erfolgsbasiert und was soll ich sagen: in zwei Wochen war meine Rechnung komplett bezahlt und das für eine minimale anteilige (verschmerzbare) Gebühr unter 100 Euro. Die Agentur mußte allerdings 500 Euro drauflegen. :-)
Ich will hier keine Werbung machen, aber die Inkassoleute waren meine Rettung – ich glaube, die schreiben dem säumigen Kunden etwas, in dem das Wörtchen „Schufa“ vorkommt und schon fluscht es.
Okay – der Kunde ist für immer verloren, aber ich trauere ihm nicht nach. Also, wer auf einen Kunden verzichten kann, aber auf sein Geld weniger, der sollte es hiermit versuchen – meine Empfehlung, weil getestet: Link
Viele Grüße aus Hamburg
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